- Основні положення
- Заповнення касової книги
- елементи книги
- Особливості ведення касової книги
- Помилки при заповненні
- Перевірки і штрафні санкції
- Як зшити книгу?
- Електронна версія касової книги
- Відео: Ведення касової книги на програмі 1С
Один з обов'язкових документів для будь-якого підприємства, що оперує коштами, - касова книга. При цьому не має значення, державне це підприємство або приватна, яку систему оподаткування вибрав власник. Книга повинна бути правильно складена, систематично заповнюватися, не містити помарок. За ведення даної документації відповідає касир, бухгалтер підприємства або власник.
Основні положення
Положення від 12.10.2011 року, затверджене Центробанком, встановлює порядок роботи з касовою книгою. Згідно з ним, будь-який суб'єкт господарювання при безпосередній роботі з готівкою зобов'язаний вести дану звітну документацію. Якщо раніше індивідуальні підприємці (ІП) могли не вести даний вид документації, то вихід даної постанови зобов'язав їх до ведення касових книг незалежно від системи оподаткування.
Оформляється документ за формою КО-4, затвердженою Держкомстатом 18 серпня 1998 року, постанову №88.
Заводять книгу на початку року і заповнюють до початку наступного календарного року. Потім книга здається в архів підприємства, де зберігається 5 років. Протягом цього часу податкова служба може перевірити її, дати зауваження щодо ведення документації і навіть виписати штраф.
На підприємстві може бути тільки одна діюча касова книга. Неправильне ведення документа, допущення помилок і неправильних їх виправлень або ж і зовсім його відсутність при перевірці може привести до штрафів.
Заповнення касової книги
На титульному аркуші відображається назва організації чи підприємства, П.І.Б. підприємця і рік, за який ведуться записи в книзі. Наприклад: «Іванов Сергій Олександрович, 2016 рік».
Розглянемо основні графи і поля для заповнення з прикладами записи в кожному з них.
- Каса за. Містить дату, коли були проведені ті чи інші грошові операції. Наприклад, 12.05.2016.
- Лист. Показує номер сторінки. Нумерація виставляється при створенні книги. Наприклад, 21.
- Номер документа. Номер рахунку ПКО або РКО. Наприклад, ПКО № 24.
- Від кого отримано або кому видано. Вказуються дані фізичної або юридичної особи, яка вносить або одержує кошти, вид операції. Наприклад: «Іванову І.І.», «Від Заїки А.К.», «від« ТОВ «Стройдвор» ».
- Номер кореспондуючого рахунку, субрахунку. Містить номер по класифікатору «Каса». Вказує на спосіб витрати або отримання коштів. Наприклад, 65. Дана графа не підлягає заповненню для індивідуальних підприємців.
- Прихід. Отримані готівкові по ПКО. Наприклад, 546 руб. 40 коп.
- Витрата. Сума, видана клієнту по РКО. Наприклад, 67 руб. 67 коп.
- Разом за день. Містить підсумок підрахунку загальних сум виплат і надходжень. Наприклад: 12786 руб. 24 коп.
- Залишок коштів на кінець дня. Містить розрахунок залишку грошей в касі. Наприклад: 4567 руб. 34 коп. Дані для цієї графи вираховуються за такою формулою: Початкова сума + прихід - витрата.
При видачі коштів з каси у вигляді різних допомог і плати праці в касовій книзі вони вказуються окремою сумою. В кінці кожної сторінки вказується кількість ордерів (прибуткових, видаткових) .
Заповнюється документ чорнилом або кульковою ручкою. При цьому для полегшення роботи касир може використовувати копіювальний папір при заповненні звіту касира.
елементи книги
Головний елемент документа - вкладний лист і звіт касира. Вони абсолютно ідентичні, але при цьому вкладний лист завжди в книзі, звіт касира ж акуратно виривається з неї і додається до ордерами, отриманим і виданими протягом дня. Лист і звіт за одну дату мають однакову нумерацію сторінок.
Заповнюючи книгу від руки, дані вносяться на лист книги і в звіт.
Особливості ведення касової книги
Працюючи з документом, касир вносить в нього дані на підставі ордерів, як прибуткових, так і видаткових. Один ордер - це одна запис. Спочатку, в книгу вносяться всі операції за прибутковими, а вже потім за видатковими ордерами.
Щодня в кінці дня касир зобов'язаний звірити дані касових ордерів з внесеними записами і вивести залишок. Потім запевнити суму підписом. Крім того, отримана сума звіряється з касою. Перевіряє отримані в ході розрахунків записи головний бухгалтер, потім підписує листи документа, які він перевірив.
При відсутності операцій з грошима в зв'язку з вихідним, простоєм підприємства або просто відсутністю клієнтів залишок переноситься на наступну сторінку. Сума при цьому не змінюється.
Помилки при заповненні
До заповнення документа висуваються суворі вимоги. Так, необхідно стежити, щоб на сторінках не було помарок і помилок. Все це прирівнюється до порушення касової дисципліни. При наявності помилок їх можна виправити наступним чином:
- При наявності помилок, які не впливають на підсумкову суму (номерів ордерів, найменування осіб і підприємств), необхідно закреслити неправильний запис однієї рисою і записати над або під ним правильні дані. Внесені зміни завіряються відповідальними за ведення книги особами.
- У разі якщо помилка призвела до спотворення значення підсумкової суми за той чи інший період (тобто, в документі вказана невірна сума), виправити помилку можна за допомогою перекреслення. Сторінка перекреслюється по діагоналі однією рисою. При цьому на ній робиться відповідна позначка "Анульовано". Після цього необхідно заповнити нові касові листи, внісши в них виправлені дані.
При наявності помилок касир також зобов'язаний скласти службову записку на ім'я керівника підприємства або бухгалтера, в якому буде вказано наявність помилки.
Після цього керівництво призначить комісію, що відповідає за внесення поправок до документа. Після внесення поправок касир пише довідку, в якій відображаються всі зміни в книзі.
Перевірки і штрафні санкції
Перевіряє даний вид документації податкова інспекція і при виявленні порушень виписує штраф. При цьому помилки і невідповідності, виявлені більш ніж через 2 місяці після їх здійснення, не можуть бути піддані штрафу.
За порушення передбачені штрафи в таких розмірах:
- для ВП у розмірі 4 000 - 5 000 рублів;
- для юридичних осіб - 40 000 - 50 000 рублів.
Дані суми закріплені статтею 15.1 КоАП РФ.
Як зшити книгу?
Перед початком ведення касової книги необхідно прорахувати кількість необхідних листів і роздрукувати їх.
Не рекомендується роздруковувати сторінки «впритул». Найкраще роздрукувати кілька додаткових сторінок на той випадок, якщо при заповненні книги будуть допущені помилки і знадобиться вносити виправлення на нових аркушах.
Потім всі сторінки нумеруються. При цьому використовується наскрізна нумерація сторінок. Книга прошнуровується або зшивається за допомогою товстих ниток, потім завіряється підписами директора і головного бухгалтера. Важливо, щоб листи неможливо було вилучити з книги. Для цього книга опечатується за допомогою сургучною або мастичної печатки.
На останньому аркуші вказується фактична кількість аркушів. При цьому цифри повинні бути розшифровані, тобто, написані прописом. Даний лист також підлягає підпису бухгалтера та директора підприємства.
Є варіанти, коли книга зшивається за допомогою ниток, при цьому їх кінчики опечатуються за допомогою паперу. Крім того, листи можуть склеюватися. У будь-якому випадку, вони повинні бути скріплені таким чином, щоб їх не можна було не тільки вилучити, а й вставити нові.
При оформленні касової книги не використовуються скріпки або інші види палітурки, які не можуть гарантувати цілісність книги.
Електронна версія касової книги
Вести книгу можна не тільки в рукописному форматі, але і в електронному варіанті. При цьому може бути як часткове ведення електронної книги (з роздрукуванням сторінок), так і повністю комп'ютеризоване.
При веденні в електронному варіанті до початку наступного робочого дня повинні складатися машіннограми «Вкладний лист» і «Звіт касира», які мають однаковий зміст. У них повинні бути відображені всі необхідні реквізити і суми грошових надходжень.
При отриманні машинограми касир перевіряє їх правильність і запевняє їх підписом. Вкладні листи зберігаються у касира до кінця року, а звіт передається в бухгалтерію. Нумеруються аркуші, як і в звичайній книзі - в порядку зростання. Останній лист місяці містить позначку про кількість аркушів, заповнених в цьому місяці.
Ведеться така електронна касова книга за допомогою спеціальної програми, за допомогою якої листи роздруковуються і потім зшиваються. Титульний лист готується і прикріплюється до вкладним листам в кінці року.
Електронне оформлення документації допускає оформлення книги не тільки за рік, але і поквартально.
Також касову книгу можна вести повністю в електронному варіанті за допомогою програм «1С», «Платник податків Юл» та інших. Зручно це робити великим підприємствам, які мають ліцензійні версії даних програм і фахівців (касир, бухгалтер, директор), які володіють електронним підписом.
При веденні касової книги в такому формі необхідно пам'ятати, що вона повинна бути захищена:
- від доступу третіх осіб. Для цього необхідно застосовувати пароль доступу до неї або ж і зовсім електронний підпис;
- від втрат і спотворень. Має на увазі створення резервних копій або зберігання їх на сервері, запис на диски та інші надійні носії інформації.
Завіряється така книга за допомогою електронного підпису, отримати яку можна на підставі положення закону від 06.04.11 №63-ФЗ.
Після додатки електронного підпису до документа в ньому не допускаються виправлення.
Відео: Ведення касової книги на програмі 1С
Дізнайтеся, як правильно створити і заповнити книгу за допомогою програми 1С, не допустити помилок при її оформленні та внесення в неї даних. У відео-уроці показано основні етапи не тільки заповнення, а й створення книги, надані роз'яснення по роботі з програмою і основам ведення документації.
Касова книга - один з найважливіших фінансових документів в будь-якій організації, що працює з грошовим потоком. За наявність даної документації та правильність її оформлення відповідає касир, а також головний бухгалтер. Відсутність касової книги або неправильне її ведення призводить до штрафу.
Як зшити книгу?