- Зі статті ви дізнаєтесь:
- Експертиза цінності документів
- Здійснення даної процедури проходить в кілька етапів, перший з яких має місце в структурному підрозділі,...
- Порядок класифікації та систематизації документів
- Систематизація архівних документів
- Наведені нижче ознаки враховуються при розподілі справ всередині фонду згідно рубриках схеми систематизації:...
Систематизація документів - організаційно-технологічна процедура ДОУ. Основне її призначення - оптимізація доступу до інформації, що міститься в ділових паперах компанії. Систематизація - необхідний процес при створенні паперових архівів і електронних баз даних.
Зі статті ви дізнаєтесь:
Систематизація документів в справи
У найзагальнішому вигляді систематизацію документів можна визначити, як класифікацію ділових паперів за певними ознаками і угруповання їх у відповідні предметні комплекси, звані справами. Цей рутинний і трудомісткий процес дозволяє в подальшому полегшити доступ до інформації, оптимізувати пошук потрібних даних і вдосконалювати зберігання документації. 
Процедура формування справи полягає в відборі документів, що відповідають певному класифікаційному ознакою, і угруповання їх в єдиний тематичний комплекс - справа. Далі паперу систематизуються усередині справи відповідно до встановлених правил.
Технологія формування справи полягає в послідовному здійсненні трьох ключових операцій:
- Групування виконаних паперів за певними ознаками в справи;
- Упорядкування паперів всередині створеного справи;
- Оформлення справи: створення обкладинки, опису і т.д.
Завершальний етап при роботі з справах - передача їх в архів організації. До цього моменту вони зберігаються за місцем формування - в структурних підрозділах компанії.
Перед здачею в архів справи повинні бути відповідним чином підготовлені. Вимоги та правила підготовки документації є загальнодержавними і викладені у відповідних приписах Держархіву. За загальним правилом, через рік після завершення обробки ділових паперів всередині структурних підрозділів компанії вони передаються в архів організації. Дане правило стосується справ постійного і тимчасового зберігання.
В архів справи відправляються з описів та номенклатурам. До кожного документа, що входить в папку, додається його реєстраційна картка. Іноді виникає необхідність залишити справу у відділі. Це може бути пов'язано з тим, що інформація, що міститься в папці, має практичну цінність для повсякденного діловодства структурного підрозділу. В такому випадку слід провести оформлення видачі папки з архіву в тимчасове користування.
Експертиза цінності документів
У разі необхідності більш ретельного відбору документів з точки зору їх державної, соціально-культурної або історичної значущості проводиться спеціальна експертиза цінності ділових паперів.
Довідка
Здійснення даної процедури проходить в кілька етапів, перший з яких має місце в структурному підрозділі, а останній - в державному архіві:
- Перший етап складання загальної номенклатури справ. Даний реєстр визначає терміни зберігання кожної створюваної паперу.
- Другий етап підготовка паперів до здачі в локальний архів підприємства.
- Третій етап уточнення цінності документів. Це найважливіший етап. Він здійснюється в момент передачі паперів з локального архіву підприємства в державний архів на постійне зберігання. Зупинимося на ньому докладніше.
Визначення цінності ділових паперів передбачає наявність у фахівців, які її проводять, необхідного рівня компетентності, професіоналізму і досвіду даної роботи. Їм буде потрібно знання історії організації та планів її подальшого розвитку. Експерти повинні добре розуміти функції і завдання підприємства, його місію та організаційну структуру. На особливу увагу потребують аналіз зовнішніх інформаційних зв'язків компанії з іншими фірмами, а також облік сформованої корпоративної практики ДНЗ.
В ході проведення експертизи цінності ділових паперів застосовується метод фронтального і полистного перегляду, що дає можливість глибокого аналізу їх фактичного змісту. Іноді такий аналіз призводить до висновку про необхідність повної реорганізації всього масиву документації з визначенням нових одиниць постійного і тимчасового зберігання.
Читайте також:
Порядок класифікації та систематизації документів
сучасна практика архівного зберігання справ оперує при систематизації і класифікації справ чотирма основними категоріями:
Справи постійного зберігання. Дана категорія документів підлягає обов'язковій передачі до Державного архіву;
Справи тривалого зберігання. Справи цієї категорії зберігаються в архіві організації більш 10 років;
Справи тимчасового зберігання. Дана категорія справ зберігається в архіві організації до 10 років;
Справи, що підлягають знищенню.
Визначення та уточнення термінів зберігання ділових паперів здійснюється ще на стадії їх оформлення. Справи, які мають статус постійного або тривалого зберігання, згодом повинні бути підготовлені до здачі в локальний архів підприємства, де вони були створені, або до Державного архіву. На справи, що підлягають утилізації після закінчення терміну зберігання, оформляється відповідний акт. Форма даного акта затверджена правилами роботи Держархіву.
Оформлення справи обумовлено низкою факторів: об'ємом, цінністю входять до нього ділових паперів, строком зберігання. Спрощена схема оформлення передбачена для справ тимчасового зберігання (до десяти років), а повна схема оформлення використовується для справ постійного або тривалого (понад десяти років) зберігання. Документація, що має відношення до особового складу, також оформляється за повною схемою. Дана схема включає себе - прошивання або палітурка, нумерацію аркушів, повне оформлення обкладинки (титульного аркуша) із зазначенням всіх необхідних реквізитів.
Систематизація архівних документів
систематизація архівних документів - обов'язкова процедура, застосовна як паперовим, так і електронних носіїв інформації. Вона включає в себе процес класифікації та групування ділових паперів, розробку і складання номенклатури справ, а також їх індексування.
Одиниця зберігання документів - є типовою одиницею обліку та класифікації ділових паперів в структурі архівного фонду. Дані одиниці зберігання описуються, систематизуються, вносяться до відповідних опису і оформляються в тому порядку, який найкращим чином забезпечує їх облік, пошук і порядок використання.
Систематизація одиниць зберігання в межах одного фонду проводиться відповідно до прийнятої схемою систематизації. Дана схема є базою при проведенні внутрішньої організації ділових паперів архівного фону і повинна бути оформлена у вигляді опису.
Довідка
Наведені нижче ознаки враховуються при розподілі справ всередині фонду згідно рубриках схеми систематизації:
- Структурний ознака (визначається приналежністю одиниць зберігання до того чи іншого відділу підприємства);
- Хронологічний ознака (визначається періодом або датою, коли була створена папір);
- Функціональний (тематичний, галузевої або предметно-питальний) ознака (визначається функцією, темою, галуззю або тим питанням, яке порушується в папері);
- Номінальний ознака (визначається діловодних жанром - видом і різновидом паперу);
- Кореспондентський ознака (визначається організацією або особою, в ході листування з якими були створені ці папери);
- Географічний ознака (визначається територіями, населеним пунктами і регіонами, з якими пов'язано або вміст паперів, або розташування їх авторів або адресатів);
- Авторський ознака (визначається творцем документа - конкретною особою або організацією).
На практиці групування одиниць зберігання здійснюється на основі послідовного застосування тих ознак, які виявляються найбільш доречними для цілей зберігання тих чи інших груп ділових паперів даного архівного фонду. Часто використовують поєднання ознак. Наприклад, поєднання структурного та хронологічного призводить до появи двох типів систематизації: хронологічно-структурного типу та структурно-хронологічного типу.
Оскільки основним завданням систематизації документів є, в кінцевому підсумку, полегшення роботи з ними співробітників підприємства, то керівництво вільно вибрати будь-який варіант систематизації - хронологічний або за видами. Крім того, при виборі варіанту потрібно враховувати особливості архівного зберігання ділових паперів організації, з тим щоб витрати на їх підготовку до тривалого зберігання було порівняти з витратами на копіювання, доставку, вилучення та утилізацію.
Читайте також: