Всі організації, незалежно від організаційно-правової форми, зобов'язані забезпечувати збереження архівних документів, в тому числі по особовому складу, протягом термінів їх зберігання, встановлених Переліком № 558. Такий обов'язок поширюється на всі комерційні організації, підтвердив Вищий Арбітражний Суд РФ (рішення ВАС РФ від 21 лютого 2012 року № 14589/11).
Роботодавці можуть виконати цю вимогу законодавства, тільки якщо організують оперативне і архівне зберігання документів, які утворюються в процесі їх діяльності. Практика інспекційних перевірок показує, що організації часто допускають помилки і недоліки в сфері архівної законодавства. Давайте проаналізуємо найтиповіші з них.
Порушення 1. Помилки в оформленні первинних документів
З практики перевірок
Спеціаліст архівного комітету перевірив ТОВ "М ..." на предмет дотримання архівного законодавства та правил діловодства. Виявилося, що організація поміщає в справи документи (штатні розписи, протоколи) без підпису, що забезпечує їх юридичну силу.
Що можна виправити?
Підпис уповноваженого працівника є одним з найважливіших реквізитів документа. Документ, в якому її немає, юридичної сили не має. Список посадових осіб, які можуть підписувати кадрові документи, можна уточнити в статуті компанії.
Підписи осіб, які взяли, що погоджували або затвердили документ, із зазначенням прізвищ та ініціалів або інших реквізитів ставлять праворуч від посади співробітника, який підписав документ. При оформленні документа на бланку посадової особи його посаду в підписі не вказують (п. 3.22 ГОСТ Р 6.30-2003). Право підпису документів може бути передано на підставі довіреності, в такому випадку необхідно вказати її реквізити.
Увага
Порядок зберігання і знищення документів акціонерних товариств, до яких, зокрема, відносяться банківські організації, встановлений постановою ФКЦБ Росії від 16 липня 2003 № 03-33 / пс
Первинні кадрові документи при передачі в архів повинні містити обов'язкові реквізити (ст. 9 Федерального закону від 6 грудня 2011 року № 402-ФЗ), бути оформленими відповідно до правил, встановлених ГОСТ Р 6.30-2003. Необхідно враховувати вимоги і інших законів, наприклад Трудового кодексу. Стосовно до діяльності роботодавця архів - це підрозділ або відокремлений ділянку всередині відділу діловодства, яке відповідає за організацію тимчасового обліку і зберігання документів в офісі компанії протягом встановлених строків.
Закон проти практики
На практиці
Мало хто роботодавці знають про те, що вони зобов'язані забезпечувати зберігання документів. Інші - знають, але не побоюються відповідальності в зв'язку з тим, що на практиці стаття 13.25 Кодексу про адміністративні правопорушення не працює, тому що не прописані посадові особи, відповідальні за складання протоколів за таке правопорушення.
В законі
За порушення вимог законодавства про зберігання документів передбачена адміністративна відповідальність у вигляді штрафу в межах (ч. 1 , 2 ст. 13.25 КоАП РФ): - від 2500 до 5000 рублів (для посадових осіб); - від 200 000 до 300 000 рублів (для юридичних осіб).
Що буде якщо…
Якщо при перевірці фахівець-інспектор виявить порушення в організації діловодства та архіву, він видасть розпорядження усунути недоліки. А якщо організація не виконає розпорядження, її посадових осіб (наприклад, керівнику компанії) загрожує відповідальність за статтею 13.20 Кодексу про адміністративні правопорушення. Але при цьому заходи відповідальності не настільки високі: попередження або адміністративний штраф в розмірі від 300 до 500 рублів.
Порушення 2. Помилки у формуванні документів у справи
З практики перевірок
При перевірці ТОВ "К ..." було виявлено, що в організації не дотримуються загальні правила при формуванні справ. В одну справу групуються накази по основній діяльності і з особового складу (про матеріальну допомогу). Річний і квартальні фінансові звіти сформовані в одну справу, в той час як річні звіти мають постійний термін зберігання, а квартальні - п'ять років (ст. 351 Переліку № 558).
Що можна виправити?
Архівні документи повинні формуватися і зберігатися таким чином, щоб ними легко було користуватися. Потрібно враховувати наступні вимоги при формуванні справ (п. 3.2.6 ГСДОУ):
- підшивати у справи лише ті документи, які передбачені номенклатурою (зразок нижче). Номеклатури справ оформляйте на бланку організації за встановленою формою (додаток 7 до Правил роботи архівів);
- групувати документи постійного і тимчасового зберігання в окремі справи;
- включати в справу по одному примірнику кожного документа (в кадрових службах в справу підшивають тільки оригінали документів, а для вихідних документів - їх другі примірники, завірені підписом уповноваженого працівника);
- поміщати в справу документи одного календарного року з моменту їх виконання;
- формувати справи об'ємом не більше 250 аркушів, при товщині не більше 4 см. Додатки обсягом понад 250 аркушів складати в окремий том, про що в документі робити позначку;
- розташовувати всередині справи документи в логічній послідовності (зазвичай хронологічній);
- додатки до документів, незалежно від дати їх затвердження або складання, приєднувати до документів, до яких вони належать.
Коментар начальника відділу нагляду ГИТ
Ольга ЗІДАН, начальник відділу нагляду Державної інспекції праці в місті Санкт-Петербурзі:
- Сьогодні працівнику кадрової служби недостатньо володіти питаннями трудового законодавства. Потрібно не тільки знати терміни зберігання кадрових документів та принципи їх систематизації, а й регулярно проводити їх архівну обробку, виключивши при цьому можливість несанкціонованого доступу до персональних даних. Найбільш часто в ході перевірок (як планових, так і за зверненнями громадян) Гострудинспекции стикається з тим, що організації не дотримуються встановленого порядку зберігання трудових книжок. А саме: роботодавець не забезпечує належні умови для їх зберігання або видає їх на руки до дня звільнення. Наприклад, для оформлення пенсії * або закордонного паспорта. Значна частина виявлених порушень пов'язана з тим, що роботодавці не забезпечують збереження трудових договорів, наказів і т. П. Інформація про порушення, що виявляються інспекцією в сфері архівної законодавства, спрямовується до органу, уповноваженого порушувати справи про адміністративні правопорушення за статтею 13.20 Кодексу про адміністративні правопорушення (порушення вимог законодавства про зберігання документів). У нашому регіоні це Архівний комітет Санкт-Петербурга.
Мало хто з роботодавців дотримується порядок поділу наказів по особовому складу. Групуйте їх в справи відповідно до встановлених термінів зберігання (ст. 19 Переліку № 558):
- довготривалі, з терміном зберігання 75 років (наприклад, накази про прийом, переведення, відпустки по догляду за дитиною, за свій рахунок, всі види відпусток при важких, шкідливих або небезпечних умовах праці та ін.);
- короткочасні, з терміном зберігання 5 років (наприклад, накази про чергові і учбові відпустки, короткострокових внутрішньоросійських і зарубіжних відрядженнях і ін.).
Порада
При великих обсягах документів гуртуйте в окремі справи накази по особовому складу, що стосуються різних сторін діяльності компанії: прийом на роботу, звільнення та переміщення, відрядження та ін.
Переліки наказів з терміном зберігання 75 і 5 років є закритими. Все, що не знайдете в пункті "б" статті 19 Переліку № 558, ви маєте право автоматично відносити до наказів по основній діяльності, які зберігаються постійно.
Запам'ятайте головне
Відзначають експерти, які взяли участь в підготовці матеріалу:
Людмила ОХОТКІНА, заступник директора по комплектуванню і формуванню архівного фонду БО "Держархів сучасної історії Чуваської Республіки" Мінкультури Чувашії (м Чебоксари):
- Щоб уникнути порушень архівного законодавства, будь-яка організація, незалежно від форми власності, зобов'язана створити спеціалізований підрозділ або призначити працівника, відповідального за архів. При оформленні документів, формуванні їх в справи слід враховувати встановлені вимоги.
Надія МОГУТАЕВА, голова комітету у справах архівів Департаменту по культурі і туризму Томської області (Томськ):
- Недотримання законодавства про архівну справу може привести до втрати документів. Це призведе до порушення конституційних прав громадян на інформацію, пенсійне забезпечення, отримання пільг. Тому за порушення законодавства про архівну справу передбачені адміністративна відповідальність (подробиці вище) і кримінальна.
kdelo.ru/
Що можна виправити?Що можна виправити?