Як привести справи в порядок: мистецтво продуктивності без стресу. Девід Аллен. Огляд книги | Блог INTRUM CRM

  1. Як привести справи в порядок: мистецтво продуктивності без стресу. Девід Аллен. огляд книги Не варто рвати волосся на голові, якщо ви нічого не встигаєте, а мозок готовий вибухнути в будь-яку хвилину від великої кількості «мені потрібно», «я повинен», «головне не забути». прочитайте книгу Не варто рвати волосся на голові, якщо ви нічого не встигаєте, а мозок готовий вибухнути в будь-яку хвилину від великої кількості «мені потрібно», «я повинен», «головне не забути». прочитайте книгу Як привести справи в порядок: мистецтво продуктивності без стресу. Девід Аллен. огляд книги Нова методика для нової реальності
  2. Щоб мислити ясно - звільніть свій мозок
  3. Регулярно спустошуйте сховище даних
  4. Алгоритм обробки вмісту кошика
  5. Як підтримувати систему в актуальному стані?
  6. Справи «на потім»
  7. Регулярно переглядайте свої списки завдань
  8. дії
  9. Секрет успіху в природному плануванні
  10. Як привести справи в порядок: мистецтво продуктивності без стресу. Девід Аллен. огляд книги
  11. Нова методика для нової реальності
  12. Щоб мислити ясно - звільніть свій мозок
  13. Регулярно спустошуйте сховище даних
  14. Алгоритм обробки вмісту кошика
  15. Як підтримувати систему в актуальному стані?
  16. Справи «на потім»
  17. Регулярно переглядайте свої списки завдань
  18. дії
  19. Секрет успіху в природному плануванні
  20. Як привести справи в порядок: мистецтво продуктивності без стресу. Девід Аллен. огляд книги
  21. Нова методика для нової реальності
  22. Щоб мислити ясно - звільніть свій мозок
  23. Регулярно спустошуйте сховище даних
  24. Алгоритм обробки вмісту кошика
  25. Як підтримувати систему в актуальному стані?
  26. Справи «на потім»
  27. Регулярно переглядайте свої списки завдань
  28. дії
  29. Секрет успіху в природному плануванні

Як привести справи в порядок: мистецтво продуктивності без стресу. Девід Аллен. огляд книги

Не варто рвати волосся на голові, якщо ви нічого не встигаєте, а мозок готовий вибухнути в будь-яку хвилину від великої кількості «мені потрібно», «я повинен», «головне не забути». прочитайте книгу

Не варто рвати волосся на голові, якщо ви нічого не встигаєте, а мозок готовий вибухнути в будь-яку хвилину від великої кількості «мені потрібно», «я повинен», «головне не забути». прочитайте книгу

прочитайте книгу

Як привести справи в порядок: мистецтво продуктивності без стресу. Девід Аллен. огляд книги

Нова методика для нової реальності

Щодня нам доводиться стикатися з безліччю завдань і щоб продуктивно працювати, зберігаючи при цьому ясну голову, спокій і контроль над ситуацією необхідний особливий підхід. Метод, яким пропонує слідувати Девід Аллен, заснований на двох принципах і підходить до всіх сфер життя, будь то особиста або професійна. А саме:

  • скомпонувати всі завдання поза не залежності від їх пріоритетності та дедлайнів в впорядковану систему
  • оперативно реагувати на нові завдання, мати продуманий план дій

У ситуації, коли на нас в буквальному сенсі звалюються гори інформації і купа ідей, які рояться в голові - часто ми опиняємося до цього просто не готові. Нам складно дотримуватися наміченого плану справ, коли доводиться постійно відволікатися на телефонні дзвінки, пошту або попутні завдання від начальства. А календаря і списку завдань на день мало, коли вже не розумієш що важливо, а що другорядне.
Чому справи «не відпускають»?

  • відсутність бачення бажаного результату
  • НЕ продумана ланцюжок послідовних дій
  • не сформована прозора система нагадувань необхідних кроків

Як з цим боротися?

Поки щось гнітить ваші думки - свідомість пов'язано. Все, що, як вам здається, потребує будь-якої доопрацювання, сміливо рухайте з голови в «кошик». Це допоможе нічого не забути і періодично повертатися до її вмісту.

Візуалізують завдання і шляхи її вирішення, якщо це потрібно.

Зведіть завдання в лаконічну систему.

На початковому етапі зберіть воєдино всі незакінчені справи, не залежно від градуса їх важливості. Все, що вас турбує і викликає бажання будь-яким чином змінити: наприклад, розібрати ящики столу. Або будь-які справи з розряду «я збираюся ...», «мені потрібно ...», «я хотів би ...», всі питання в режимі рішення, все відкладене «на потім».
Де і як зберігати? Вам знадобиться:

  • Кошик для вхідних
  • Листи та блокноти
  • Електронні носії (смартфон, планшет)
  • Засоби для запису голосової інформації (диктофон)
  • Електронна пошта
  • Високотехнологічні пристрої, менеджери задач і CRM системи

Щоб мислити ясно - звільніть свій мозок

Все зайве - геть з голови. Наш мозок так влаштований, він постійно намагається встежити за всім і відразу. При цьому нам з кожним днем ​​надходить усе більше нової інформації, якою теж потрібно місце і яка відсуває на другий план вже наявні невирішені питання. Щоб оперативно збирати «рутину» в корзину завжди тримайте при собі блокнот і ручку або інші інструменти збору даних. Зберігайте всі нагальні питання в одному місці - в кошику.

Зведіть число ємностей для вхідних матеріалів до мінімуму. Нехай їх буде рівно стільки, скільки вам дійсно потрібно. Ще одна неодмінна умова - їх доступність. Де б ви не знаходилися у вас повинна бути можливість звернутися до їх вмісту: в очікуванні рейсу на літак, по дорозі на роботу, під час ланчу в кафе і т.д. Завжди, коли вам знадобитися зафіксувати інформацію або вирішити частину справ зі списку вже наявних. Письмові замітки потребують систематизації та обробці. Акуратно розкладайте їх в спеціальні контейнери, а не розпихати по кутах робочої зони.

Регулярно спустошуйте сховище даних

Регулярно спустошуйте сховище даних

Систематично проводите ревізію вмісту кошиків. Це не означає, що потрібно за раз одним махом вирішити всі проблеми, що накопичилися. Отримуйте по одній. Вирішуйте, як вчинити з кожної окремо. Чи не хапайтеся за другу, поки не розібралися з першої. Якщо вирішення питання може зайняти більше двох хвилин, ставте в чергу пріоритетних. Коли інформація вже не актуальна - викидайте. Забуваєте чистити кошик - з часом вона перетвориться в неконтрольовані купи сміття.

Важливо: Ніколи і нічого не повертайте назад в корзину.

Розбираючись з вмістом кошика ви:

  • рятуєтеся від зайвого і непотрібного;
  • вирішуєте двохвилинні завдання;
  • можете делегувати деякі завдання іншим людям;
  • приводите в порядок свою систему організації, призначаєте нагадування для справ вимагають більше двох хвилин;
  • намічаєте більш серйозні завдання і проекти.


Алгоритм обробки вмісту кошика

Коли ви розбираєте вміст кошика, щоб проаналізувати, що робити з нагромадженням матеріалом просто задайте собі питання: «А чи є в цьому сенс?»

Якщо НІ, то діємо за наступною схемою:

Уже не знадобиться? в сміття;

Поки не потрібно робити які-небудь дії, але можливо в майбутньому знадобиться? поки притримаємо;

Це корисні відомості, вони можуть ще стати в нагоді? треба помітити.

Заведіть органайзер або календар для даних з позначкою «Поки притримаємо» і «Треба помітити».

У разі, коли завдання має на увазі активні дії варто визначити:

  • Що зробити або яким повинен бути результат?
  • Що робити спочатку?

Займіться вирішенням завдання особисто, тимчасово відкладіть або делегуйте того, хто впорається. Разом перед вами три шляхи:

1. Здійснити необхідні дії. Чи не відкладати на потім якщо вирішити питання можна за дві хвилини.

2. Делегуйте. Якщо на рішення потрібно більше двох хвилин і не обов'язково виконувати особисто вам, передоручити його іншому.

3. Тимчасово відкладіть. Коли на виконання дії потрібно більше двох хвилин і не можна доручити іншій людині, відкладіть до більш сприятливого часу. Тільки не забудьте зробити відповідну відмітку в «Списку пріоритетних справ».

Як підтримувати систему в актуальному стані?

Розбираючи вміст кошиків, ви сортуєте дані за різними категоріями - формуєте списки нагадувань. Як це виглядає? Наприклад, записи на сторінках блокнота, щоденника, комп'ютерна програма, календар, папки або файли з матеріалами.

Проект це завжди багатоступінчастий процес. Той очікуваний результат, який хочеться досягти, для чого потрібно зробити ряд активних дій. Краще щоб перелік проектів був на виду, наприклад в основному списку. Так як до нього ви будете звертатися найбільш часто, плануючи подальші кроки по кожному з них поки не досягнете бажаного результату, його завершення. Не обов'язково перераховувати свої задумки в якомусь певному порядку за ступенем важливості, наприклад. Головне щоб вони були в основному переліку, тому що з ним доведеться працювати досить часто.

Для роботи над проектами вам знадобляться допоміжні матеріали. Подібну супутню інформацію краще зберігати в окремому місці: папки, органайзери, комп'ютерні файли і ін. І забезпечте до неї швидкий доступ, вона повинна бути завжди під рукою.

Викиньте списки справ на день
Викиньте списки справ на день. Вони не приносять користі тому що:

  • Неможливо передбачити все заздалегідь. За день ми отримуємо багато нової інформації, через яку доводиться вносити корективи в щоденну роботу. Вирішувати нові проблеми замість намічених, постійно переносити невирішені завдання на наступний день.
  • Нетермінові / необов'язкові справи в основному переліку відриваю увагу від важливіших.

Календар і «Списки пріоритетних справ» більш ефективні. Так в календарі можна відзначати нагадування про події, які відбудуться в певний день або годину, відомості, прив'язані до точну дату. Наприклад, зустріч з замовниками у вівторок о 14.00, в середу додзвонитися до Івана Івановича, 26 червня ювілей компанії.
Якщо ви внесли якесь завдання в календар, то її обов'язково потрібно виконати або відмовитися від реалізації. Але не переносить (викл .: якщо змінилася дата / час ділової зустрічі).

Для термінових справ є «Списки пріоритетних справ». Маючи такий перелік завдань під рукою, не доведеться займатися переписуванням нагадувань на наступний день. І потім в нього при необхідності можна внести зміни. Всі завдання, що вимагають вашої безпосередньої участі і займають більше кількох хвилин вносите в даний реєстр. Ви зможете звертатися до нього, як тільки з'явитися вільний час. Якщо список виходить занадто великим, більше 30 справ має сенс розбити його на категорії: «дзвінки», «листи», «рішення по завданню» та ін.

Справи «на потім»

Виділіть у вашій системі місце ще для двох груп завдань: «З часом» і впорядковані нагадування. Наприклад, в кошику «Вхідні» ви виявили буклет з анонсом вистави, який відбудеться тільки через півроку. Ви не можете загадувати на такий довгий термін, але піти все ж хочете. Як вчинити? Перекладіть в список «На потім» щоб була можливість повернутися до цього питання ближче до наміченої дати. Перелік справ «З часом» і впорядковані нагадування допомагають організувати подібну інформацію.

«З часом» все те, що ви хочете здійснити не зараз, але в перспективі. Такий список дозволить не забути, і в той же час буде стимулювати до активних дій, як тільки з'явиться найбільш підходяще для цього час. наприклад:

  • вивчити італійську,
  • стрибнути з парашутом,
  • відправитися в подорож по Африці та ін.

Даний перелік можна розділити на підгрупи, наприклад:

  • Місця, які я планую відвідати
  • Книги, які я хочу прочитати
  • Страви, які я хочу приготувати

Впорядковані нагадування - свого роду список підказок на певний день. Наприклад: 10 числа кожного місяця вносити оплату за комунальні послуги, 18 травня відбудеться концерт улюбленої рок групи і все в такому роді.

Регулярно переглядайте свої списки завдань

Для повноцінної роботи вам знадобитися функціональне робоче простір в офісі, вдома або в подорожі / поїздці. Де б ви не знаходилися у вас повинен бути доступ до кошику з «Вхідні» інформацією. Можливість звернутися до списку справ, як тільки видасться вільна хвилинка.

Регулярний перегляд таких каталогів дозволяє очистити свідомість від всього зайвого, розвантажити мозок від необхідності постійно пам'ятати про поточні завдання. Для цього необхідний щотижневий огляд проблем. Особливо це стосується справ мають на увазі активні дії.

Під час такої інвентаризації ви:

  • набираєте і обробляєте наявну інформацію;
  • переглядаєте систему в цілому;
  • оновлюєте каталоги;
  • структуруєте, прояснює, просуваєте і завершуєте ряд завдань.

Регулярний огляд системи дозволяє її доповнювати і підтримувати на рівні.

Ревізія системи допомагає впорядкувати, прояснити, завершити нагальні питання і домовленості. Це те ж саме як приводити справи в порядок перед відпусткою. Тільки проводитися це повинно не раз на рік, а щотижня. Ви самі визначаєте, скільки вам потрібно на це часу.

Ви самі визначаєте, скільки вам потрібно на це часу

дії

Уміння приймати правильні рішення по будь-якому поточному питання ось на що в кінцевому підсумку спрямований метод управління робочим процесом.
Як визначити, наприклад, чим зайнятися у вівторок о 14:15?

Є чотири критерії:

  • Контекст. Дії, які можна виконати лише в певному місці, обстановці: удома, в офісі, справи які можна зробити тільки при наявності телефону або комп'ютера.
  • Резерв часу. Припустимо у вас важлива зустріч через 5 хвилин. Даний часовий інтервал обмежує ваші можливості виконати будь-яку задачу, рішення якої займе більше часу.
  • Внутрішні резерви. Оцініть свої статки. Чи достатньо у вас енергії? Оскільки на виконання деяких завдань можуть знадобитися значні творчі або фізичні зусилля. Або навпаки, не буде потрібно ніяких зусиль.
  • Пріоритетність. Коли в наявність є перші три пункти потрібно визначити, яке з виконаних справ принесе максимальну користь. Наприклад, ви перебуваєте на своєму робочому місці. У вас під рукою комп'ютер, телефон, ви в чудовій формі, вас переповнює енергія, і попереду цілу годину вільного часу. Що ви зробите? Розберете електронну пошту, займетеся підготовкою до майбутніх переговорів або зателефонуйте приятелеві, щоб обговорити майбутні вихідні?

Так чи інакше, але в цей момент важливо уважно прислухатися до своєї інтуїції і грамотно розставити пріоритети. Що більш значуща?

Секрет успіху в природному плануванні

ЯК НЕ ТРЕБА РОБИТИ

Найчастіше більшість людей не вважають за потрібне будувати плани. Особливо це стосується першочергових завдань. «Ти замовив квитки на літак? Ти ж хотів це зробити! ». У підсумку ви переходите в режим екстреного планування. На вирішення питання кидаються всі сили, час, підключаються нові люди та ін.

МОДЕЛЬ ПРИРОДНОГО ПЛАНУВАННЯ

Мозок - ваш найкращий планувальник. Кожен день ви продумуєте свої дії, коли йдете за покупками, вибираєте що одягнути або де пообідати. І навіть якщо ми цього не помічаємо, в ці моменти в голові відбувається складний багатоступінчастий процес мислення.

Навіщо? + Стандарти і цінності. Визначаємо цілі і принципи.

  • Бачення. Яким ми бачимо кінцевий результат.
  • Генерування ідей. Мозковий штурм.
  • Впорядкування дій. Організація.
  • Визначаємо наступні дії. Як перерозподілити ресурси, щоб досягти бажаного результату.

Наприклад, ви вирішили повечеряти в ресторані. Як тільки це сталося, запустився процес планування. Ви вирішуєте: У скільки? Чи потрібно замовляти столик? Доїхати на машині або викликати таксі? Як одягнутися? та ін. Тобто починаєте найприроднішим чином планувати черговий проект.

Спробуйте також природно планувати ваші робочі проекти. Просто уявіть, як повинен виглядати кінцевий результат. За допомогою «мозкового штурму» намітьте, які кроки потрібно зробити для його реалізації. Якщо відчуваєте, що якісь з ваших проектів застопорилися, спробуйте застосувати модель природного планування щоб зрушити їх з місця.

Слідувати цим методом не важко, якщо виробити у себе звичку:

  • викидати все з голови
  • передбачити послідовність необхідних дій і кінцевий результат
  • систематично переглядати і актуалізувати перелік всіх робітників і життєвих процесів

Трішки часу і терпіння, і ви опануєте мистецтвом ефективно розбиратися з проблемами без стресу.

І насамкінець кілька прийомів для самомотивації:

  • Приготуйте особистий робочий інструментарій. Організуйте робоче місце. Заведіть контейнери для вхідних матеріалів. Купуйте зручний блокнот, щоденник для ведення каталогів, з яким вам буде зручно працювати. Міняйте робочий простір на свій розсуд: повісьте улюблену картину, приберіть все зайве, поновіть канцтовари. Головний критерій щоб вам було зручно і комфортно.

Головний критерій щоб вам було зручно і комфортно

  • Виділіть час, щоб розібрати завали будинку або в офісі. Сформуйте свою робочу систему на основі даних рекомендацій.
  • Діліться з близькими і друзями корисними прийомами, які почерпнули з книги.
  • Знову перечитайте книгу «Як розібратися зі справами: мистецтво продуктивності без стресу» через пару місяців. Щоб освіжити в пам'яті ключові моменти, усвідомити те, що можливо пройшло повз увагу при першому прочитанні.

Як привести справи в порядок: мистецтво продуктивності без стресу. Девід Аллен. огляд книги

Не варто рвати волосся на голові, якщо ви нічого не встигаєте, а мозок готовий вибухнути в будь-яку хвилину від великої кількості «мені потрібно», «я повинен», «головне не забути». прочитайте книгу

Не варто рвати волосся на голові, якщо ви нічого не встигаєте, а мозок готовий вибухнути в будь-яку хвилину від великої кількості «мені потрібно», «я повинен», «головне не забути». прочитайте книгу

прочитайте книгу

Як привести справи в порядок: мистецтво продуктивності без стресу. Девід Аллен. огляд книги

Нова методика для нової реальності

Щодня нам доводиться стикатися з безліччю завдань і щоб продуктивно працювати, зберігаючи при цьому ясну голову, спокій і контроль над ситуацією необхідний особливий підхід. Метод, яким пропонує слідувати Девід Аллен, заснований на двох принципах і підходить до всіх сфер життя, будь то особиста або професійна. А саме:

  • скомпонувати всі завдання поза не залежності від їх пріоритетності та дедлайнів в впорядковану систему
  • оперативно реагувати на нові завдання, мати продуманий план дій

У ситуації, коли на нас в буквальному сенсі звалюються гори інформації і купа ідей, які рояться в голові - часто ми опиняємося до цього просто не готові. Нам складно дотримуватися наміченого плану справ, коли доводиться постійно відволікатися на телефонні дзвінки, пошту або попутні завдання від начальства. А календаря і списку завдань на день мало, коли вже не розумієш що важливо, а що другорядне.
Чому справи «не відпускають»?

  • відсутність бачення бажаного результату
  • НЕ продумана ланцюжок послідовних дій
  • не сформована прозора система нагадувань необхідних кроків

Як з цим боротися?

Поки щось гнітить ваші думки - свідомість пов'язано. Все, що, як вам здається, потребує будь-якої доопрацювання, сміливо рухайте з голови в «кошик». Це допоможе нічого не забути і періодично повертатися до її вмісту.

Візуалізують завдання і шляхи її вирішення, якщо це потрібно.

Зведіть завдання в лаконічну систему.

На початковому етапі зберіть воєдино всі незакінчені справи, не залежно від градуса їх важливості. Все, що вас турбує і викликає бажання будь-яким чином змінити: наприклад, розібрати ящики столу. Або будь-які справи з розряду «я збираюся ...», «мені потрібно ...», «я хотів би ...», всі питання в режимі рішення, все відкладене «на потім».
Де і як зберігати? Вам знадобиться:

  • Кошик для вхідних
  • Листи та блокноти
  • Електронні носії (смартфон, планшет)
  • Засоби для запису голосової інформації (диктофон)
  • Електронна пошта
  • Високотехнологічні пристрої, менеджери задач і CRM системи

Щоб мислити ясно - звільніть свій мозок

Все зайве - геть з голови. Наш мозок так влаштований, він постійно намагається встежити за всім і відразу. При цьому нам з кожним днем ​​надходить усе більше нової інформації, якою теж потрібно місце і яка відсуває на другий план вже наявні невирішені питання. Щоб оперативно збирати «рутину» в корзину завжди тримайте при собі блокнот і ручку або інші інструменти збору даних. Зберігайте всі нагальні питання в одному місці - в кошику.

Зведіть число ємностей для вхідних матеріалів до мінімуму. Нехай їх буде рівно стільки, скільки вам дійсно потрібно. Ще одна неодмінна умова - їх доступність. Де б ви не знаходилися у вас повинна бути можливість звернутися до їх вмісту: в очікуванні рейсу на літак, по дорозі на роботу, під час ланчу в кафе і т.д. Завжди, коли вам знадобитися зафіксувати інформацію або вирішити частину справ зі списку вже наявних. Письмові замітки потребують систематизації та обробці. Акуратно розкладайте їх в спеціальні контейнери, а не розпихати по кутах робочої зони.

Регулярно спустошуйте сховище даних

Регулярно спустошуйте сховище даних

Систематично проводите ревізію вмісту кошиків. Це не означає, що потрібно за раз одним махом вирішити всі проблеми, що накопичилися. Отримуйте по одній. Вирішуйте, як вчинити з кожної окремо. Чи не хапайтеся за другу, поки не розібралися з першої. Якщо вирішення питання може зайняти більше двох хвилин, ставте в чергу пріоритетних. Коли інформація вже не актуальна - викидайте. Забуваєте чистити кошик - з часом вона перетвориться в неконтрольовані купи сміття.

Важливо: Ніколи і нічого не повертайте назад в корзину.

Розбираючись з вмістом кошика ви:

  • рятуєтеся від зайвого і непотрібного;
  • вирішуєте двохвилинні завдання;
  • можете делегувати деякі завдання іншим людям;
  • приводите в порядок свою систему організації, призначаєте нагадування для справ вимагають більше двох хвилин;
  • намічаєте більш серйозні завдання і проекти.


Алгоритм обробки вмісту кошика

Коли ви розбираєте вміст кошика, щоб проаналізувати, що робити з нагромадженням матеріалом просто задайте собі питання: «А чи є в цьому сенс?»

Якщо НІ, то діємо за наступною схемою:

Уже не знадобиться? в сміття;

Поки не потрібно робити які-небудь дії, але можливо в майбутньому знадобиться? поки притримаємо;

Це корисні відомості, вони можуть ще стати в нагоді? треба помітити.

Заведіть органайзер або календар для даних з позначкою «Поки притримаємо» і «Треба помітити».

У разі, коли завдання має на увазі активні дії варто визначити:

  • Що зробити або яким повинен бути результат?
  • Що робити спочатку?

Займіться вирішенням завдання особисто, тимчасово відкладіть або делегуйте того, хто впорається. Разом перед вами три шляхи:

1. Здійснити необхідні дії. Чи не відкладати на потім якщо вирішити питання можна за дві хвилини.

2. Делегуйте. Якщо на рішення потрібно більше двох хвилин і не обов'язково виконувати особисто вам, передоручити його іншому.

3. Тимчасово відкладіть. Коли на виконання дії потрібно більше двох хвилин і не можна доручити іншій людині, відкладіть до більш сприятливого часу. Тільки не забудьте зробити відповідну відмітку в «Списку пріоритетних справ».

Як підтримувати систему в актуальному стані?

Розбираючи вміст кошиків, ви сортуєте дані за різними категоріями - формуєте списки нагадувань. Як це виглядає? Наприклад, записи на сторінках блокнота, щоденника, комп'ютерна програма, календар, папки або файли з матеріалами.

Проект це завжди багатоступінчастий процес. Той очікуваний результат, який хочеться досягти, для чого потрібно зробити ряд активних дій. Краще щоб перелік проектів був на виду, наприклад в основному списку. Так як до нього ви будете звертатися найбільш часто, плануючи подальші кроки по кожному з них поки не досягнете бажаного результату, його завершення. Не обов'язково перераховувати свої задумки в якомусь певному порядку за ступенем важливості, наприклад. Головне щоб вони були в основному переліку, тому що з ним доведеться працювати досить часто.

Для роботи над проектами вам знадобляться допоміжні матеріали. Подібну супутню інформацію краще зберігати в окремому місці: папки, органайзери, комп'ютерні файли і ін. І забезпечте до неї швидкий доступ, вона повинна бути завжди під рукою.

Викиньте списки справ на день
Викиньте списки справ на день. Вони не приносять користі тому що:

  • Неможливо передбачити все заздалегідь. За день ми отримуємо багато нової інформації, через яку доводиться вносити корективи в щоденну роботу. Вирішувати нові проблеми замість намічених, постійно переносити невирішені завдання на наступний день.
  • Нетермінові / необов'язкові справи в основному переліку відриваю увагу від важливіших.

Календар і «Списки пріоритетних справ» більш ефективні. Так в календарі можна відзначати нагадування про події, які відбудуться в певний день або годину, відомості, прив'язані до точну дату. Наприклад, зустріч з замовниками у вівторок о 14.00, в середу додзвонитися до Івана Івановича, 26 червня ювілей компанії.
Якщо ви внесли якесь завдання в календар, то її обов'язково потрібно виконати або відмовитися від реалізації. Але не переносить (викл .: якщо змінилася дата / час ділової зустрічі).

Для термінових справ є «Списки пріоритетних справ». Маючи такий перелік завдань під рукою, не доведеться займатися переписуванням нагадувань на наступний день. І потім в нього при необхідності можна внести зміни. Всі завдання, що вимагають вашої безпосередньої участі і займають більше кількох хвилин вносите в даний реєстр. Ви зможете звертатися до нього, як тільки з'явитися вільний час. Якщо список виходить занадто великим, більше 30 справ має сенс розбити його на категорії: «дзвінки», «листи», «рішення по завданню» та ін.

Справи «на потім»

Виділіть у вашій системі місце ще для двох груп завдань: «З часом» і впорядковані нагадування. Наприклад, в кошику «Вхідні» ви виявили буклет з анонсом вистави, який відбудеться тільки через півроку. Ви не можете загадувати на такий довгий термін, але піти все ж хочете. Як вчинити? Перекладіть в список «На потім» щоб була можливість повернутися до цього питання ближче до наміченої дати. Перелік справ «З часом» і впорядковані нагадування допомагають організувати подібну інформацію.

«З часом» все те, що ви хочете здійснити не зараз, але в перспективі. Такий список дозволить не забути, і в той же час буде стимулювати до активних дій, як тільки з'явиться найбільш підходяще для цього час. наприклад:

  • вивчити італійську,
  • стрибнути з парашутом,
  • відправитися в подорож по Африці та ін.

Даний перелік можна розділити на підгрупи, наприклад:

  • Місця, які я планую відвідати
  • Книги, які я хочу прочитати
  • Страви, які я хочу приготувати

Впорядковані нагадування - свого роду список підказок на певний день. Наприклад: 10 числа кожного місяця вносити оплату за комунальні послуги, 18 травня відбудеться концерт улюбленої рок групи і все в такому роді.

Регулярно переглядайте свої списки завдань

Для повноцінної роботи вам знадобитися функціональне робоче простір в офісі, вдома або в подорожі / поїздці. Де б ви не знаходилися у вас повинен бути доступ до кошику з «Вхідні» інформацією. Можливість звернутися до списку справ, як тільки видасться вільна хвилинка.

Регулярний перегляд таких каталогів дозволяє очистити свідомість від всього зайвого, розвантажити мозок від необхідності постійно пам'ятати про поточні завдання. Для цього необхідний щотижневий огляд проблем. Особливо це стосується справ мають на увазі активні дії.

Під час такої інвентаризації ви:

  • набираєте і обробляєте наявну інформацію;
  • переглядаєте систему в цілому;
  • оновлюєте каталоги;
  • структуруєте, прояснює, просуваєте і завершуєте ряд завдань.

Регулярний огляд системи дозволяє її доповнювати і підтримувати на рівні.

Ревізія системи допомагає впорядкувати, прояснити, завершити нагальні питання і домовленості. Це те ж саме як приводити справи в порядок перед відпусткою. Тільки проводитися це повинно не раз на рік, а щотижня. Ви самі визначаєте, скільки вам потрібно на це часу.

Ви самі визначаєте, скільки вам потрібно на це часу

дії

Уміння приймати правильні рішення по будь-якому поточному питання ось на що в кінцевому підсумку спрямований метод управління робочим процесом.
Як визначити, наприклад, чим зайнятися у вівторок о 14:15?

Є чотири критерії:

  • Контекст. Дії, які можна виконати лише в певному місці, обстановці: удома, в офісі, справи які можна зробити тільки при наявності телефону або комп'ютера.
  • Резерв часу. Припустимо у вас важлива зустріч через 5 хвилин. Даний часовий інтервал обмежує ваші можливості виконати будь-яку задачу, рішення якої займе більше часу.
  • Внутрішні резерви. Оцініть свої статки. Чи достатньо у вас енергії? Оскільки на виконання деяких завдань можуть знадобитися значні творчі або фізичні зусилля. Або навпаки, не буде потрібно ніяких зусиль.
  • Пріоритетність. Коли в наявність є перші три пункти потрібно визначити, яке з виконаних справ принесе максимальну користь. Наприклад, ви перебуваєте на своєму робочому місці. У вас під рукою комп'ютер, телефон, ви в чудовій формі, вас переповнює енергія, і попереду цілу годину вільного часу. Що ви зробите? Розберете електронну пошту, займетеся підготовкою до майбутніх переговорів або зателефонуйте приятелеві, щоб обговорити майбутні вихідні?

Так чи інакше, але в цей момент важливо уважно прислухатися до своєї інтуїції і грамотно розставити пріоритети. Що більш значуща?

Секрет успіху в природному плануванні

ЯК НЕ ТРЕБА РОБИТИ

Найчастіше більшість людей не вважають за потрібне будувати плани. Особливо це стосується першочергових завдань. «Ти замовив квитки на літак? Ти ж хотів це зробити! ». У підсумку ви переходите в режим екстреного планування. На вирішення питання кидаються всі сили, час, підключаються нові люди та ін.

МОДЕЛЬ ПРИРОДНОГО ПЛАНУВАННЯ

Мозок - ваш найкращий планувальник. Кожен день ви продумуєте свої дії, коли йдете за покупками, вибираєте що одягнути або де пообідати. І навіть якщо ми цього не помічаємо, в ці моменти в голові відбувається складний багатоступінчастий процес мислення.

Навіщо? + Стандарти і цінності. Визначаємо цілі і принципи.

  • Бачення. Яким ми бачимо кінцевий результат.
  • Генерування ідей. Мозковий штурм.
  • Впорядкування дій. Організація.
  • Визначаємо наступні дії. Як перерозподілити ресурси, щоб досягти бажаного результату.

Наприклад, ви вирішили повечеряти в ресторані. Як тільки це сталося, запустився процес планування. Ви вирішуєте: У скільки? Чи потрібно замовляти столик? Доїхати на машині або викликати таксі? Як одягнутися? та ін. Тобто починаєте найприроднішим чином планувати черговий проект.

Спробуйте також природно планувати ваші робочі проекти. Просто уявіть, як повинен виглядати кінцевий результат. За допомогою «мозкового штурму» намітьте, які кроки потрібно зробити для його реалізації. Якщо відчуваєте, що якісь з ваших проектів застопорилися, спробуйте застосувати модель природного планування щоб зрушити їх з місця.

Слідувати цим методом не важко, якщо виробити у себе звичку:

  • викидати все з голови
  • передбачити послідовність необхідних дій і кінцевий результат
  • систематично переглядати і актуалізувати перелік всіх робітників і життєвих процесів

Трішки часу і терпіння, і ви опануєте мистецтвом ефективно розбиратися з проблемами без стресу.

І насамкінець кілька прийомів для самомотивації:

  • Приготуйте особистий робочий інструментарій. Організуйте робоче місце. Заведіть контейнери для вхідних матеріалів. Купуйте зручний блокнот, щоденник для ведення каталогів, з яким вам буде зручно працювати. Міняйте робочий простір на свій розсуд: повісьте улюблену картину, приберіть все зайве, поновіть канцтовари. Головний критерій щоб вам було зручно і комфортно.

Головний критерій щоб вам було зручно і комфортно

  • Виділіть час, щоб розібрати завали будинку або в офісі. Сформуйте свою робочу систему на основі даних рекомендацій.
  • Діліться з близькими і друзями корисними прийомами, які почерпнули з книги.
  • Знову перечитайте книгу «Як розібратися зі справами: мистецтво продуктивності без стресу» через пару місяців. Щоб освіжити в пам'яті ключові моменти, усвідомити те, що можливо пройшло повз увагу при першому прочитанні.

Як привести справи в порядок: мистецтво продуктивності без стресу. Девід Аллен. огляд книги

Не варто рвати волосся на голові, якщо ви нічого не встигаєте, а мозок готовий вибухнути в будь-яку хвилину від великої кількості «мені потрібно», «я повинен», «головне не забути». прочитайте книгу

Не варто рвати волосся на голові, якщо ви нічого не встигаєте, а мозок готовий вибухнути в будь-яку хвилину від великої кількості «мені потрібно», «я повинен», «головне не забути». прочитайте книгу

прочитайте книгу

Як привести справи в порядок: мистецтво продуктивності без стресу. Девід Аллен. огляд книги

Нова методика для нової реальності

Щодня нам доводиться стикатися з безліччю завдань і щоб продуктивно працювати, зберігаючи при цьому ясну голову, спокій і контроль над ситуацією необхідний особливий підхід. Метод, яким пропонує слідувати Девід Аллен, заснований на двох принципах і підходить до всіх сфер життя, будь то особиста або професійна. А саме:

  • скомпонувати всі завдання поза не залежності від їх пріоритетності та дедлайнів в впорядковану систему
  • оперативно реагувати на нові завдання, мати продуманий план дій

У ситуації, коли на нас в буквальному сенсі звалюються гори інформації і купа ідей, які рояться в голові - часто ми опиняємося до цього просто не готові. Нам складно дотримуватися наміченого плану справ, коли доводиться постійно відволікатися на телефонні дзвінки, пошту або попутні завдання від начальства. А календаря і списку завдань на день мало, коли вже не розумієш що важливо, а що другорядне.
Чому справи «не відпускають»?

  • відсутність бачення бажаного результату
  • НЕ продумана ланцюжок послідовних дій
  • не сформована прозора система нагадувань необхідних кроків

Як з цим боротися?

Поки щось гнітить ваші думки - свідомість пов'язано. Все, що, як вам здається, потребує будь-якої доопрацювання, сміливо рухайте з голови в «кошик». Це допоможе нічого не забути і періодично повертатися до її вмісту.

Візуалізують завдання і шляхи її вирішення, якщо це потрібно.

Зведіть завдання в лаконічну систему.

На початковому етапі зберіть воєдино всі незакінчені справи, не залежно від градуса їх важливості. Все, що вас турбує і викликає бажання будь-яким чином змінити: наприклад, розібрати ящики столу. Або будь-які справи з розряду «я збираюся ...», «мені потрібно ...», «я хотів би ...», всі питання в режимі рішення, все відкладене «на потім».
Де і як зберігати? Вам знадобиться:

  • Кошик для вхідних
  • Листи та блокноти
  • Електронні носії (смартфон, планшет)
  • Засоби для запису голосової інформації (диктофон)
  • Електронна пошта
  • Високотехнологічні пристрої, менеджери задач і CRM системи

Щоб мислити ясно - звільніть свій мозок

Все зайве - геть з голови. Наш мозок так влаштований, він постійно намагається встежити за всім і відразу. При цьому нам з кожним днем ​​надходить усе більше нової інформації, якою теж потрібно місце і яка відсуває на другий план вже наявні невирішені питання. Щоб оперативно збирати «рутину» в корзину завжди тримайте при собі блокнот і ручку або інші інструменти збору даних. Зберігайте всі нагальні питання в одному місці - в кошику.

Зведіть число ємностей для вхідних матеріалів до мінімуму. Нехай їх буде рівно стільки, скільки вам дійсно потрібно. Ще одна неодмінна умова - їх доступність. Де б ви не знаходилися у вас повинна бути можливість звернутися до їх вмісту: в очікуванні рейсу на літак, по дорозі на роботу, під час ланчу в кафе і т.д. Завжди, коли вам знадобитися зафіксувати інформацію або вирішити частину справ зі списку вже наявних. Письмові замітки потребують систематизації та обробці. Акуратно розкладайте їх в спеціальні контейнери, а не розпихати по кутах робочої зони.

Регулярно спустошуйте сховище даних

Регулярно спустошуйте сховище даних

Систематично проводите ревізію вмісту кошиків. Це не означає, що потрібно за раз одним махом вирішити всі проблеми, що накопичилися. Отримуйте по одній. Вирішуйте, як вчинити з кожної окремо. Чи не хапайтеся за другу, поки не розібралися з першої. Якщо вирішення питання може зайняти більше двох хвилин, ставте в чергу пріоритетних. Коли інформація вже не актуальна - викидайте. Забуваєте чистити кошик - з часом вона перетвориться в неконтрольовані купи сміття.

Важливо: Ніколи і нічого не повертайте назад в корзину.

Розбираючись з вмістом кошика ви:

  • рятуєтеся від зайвого і непотрібного;
  • вирішуєте двохвилинні завдання;
  • можете делегувати деякі завдання іншим людям;
  • приводите в порядок свою систему організації, призначаєте нагадування для справ вимагають більше двох хвилин;
  • намічаєте більш серйозні завдання і проекти.


Алгоритм обробки вмісту кошика

Коли ви розбираєте вміст кошика, щоб проаналізувати, що робити з нагромадженням матеріалом просто задайте собі питання: «А чи є в цьому сенс?»

Якщо НІ, то діємо за наступною схемою:

Уже не знадобиться? в сміття;

Поки не потрібно робити які-небудь дії, але можливо в майбутньому знадобиться? поки притримаємо;

Це корисні відомості, вони можуть ще стати в нагоді? треба помітити.

Заведіть органайзер або календар для даних з позначкою «Поки притримаємо» і «Треба помітити».

У разі, коли завдання має на увазі активні дії варто визначити:

  • Що зробити або яким повинен бути результат?
  • Що робити спочатку?

Займіться вирішенням завдання особисто, тимчасово відкладіть або делегуйте того, хто впорається. Разом перед вами три шляхи:

1. Здійснити необхідні дії. Чи не відкладати на потім якщо вирішити питання можна за дві хвилини.

2. Делегуйте. Якщо на рішення потрібно більше двох хвилин і не обов'язково виконувати особисто вам, передоручити його іншому.

3. Тимчасово відкладіть. Коли на виконання дії потрібно більше двох хвилин і не можна доручити іншій людині, відкладіть до більш сприятливого часу. Тільки не забудьте зробити відповідну відмітку в «Списку пріоритетних справ».

Як підтримувати систему в актуальному стані?

Розбираючи вміст кошиків, ви сортуєте дані за різними категоріями - формуєте списки нагадувань. Як це виглядає? Наприклад, записи на сторінках блокнота, щоденника, комп'ютерна програма, календар, папки або файли з матеріалами.

Проект це завжди багатоступінчастий процес. Той очікуваний результат, який хочеться досягти, для чого потрібно зробити ряд активних дій. Краще щоб перелік проектів був на виду, наприклад в основному списку. Так як до нього ви будете звертатися найбільш часто, плануючи подальші кроки по кожному з них поки не досягнете бажаного результату, його завершення. Не обов'язково перераховувати свої задумки в якомусь певному порядку за ступенем важливості, наприклад. Головне щоб вони були в основному переліку, тому що з ним доведеться працювати досить часто.

Для роботи над проектами вам знадобляться допоміжні матеріали. Подібну супутню інформацію краще зберігати в окремому місці: папки, органайзери, комп'ютерні файли і ін. І забезпечте до неї швидкий доступ, вона повинна бути завжди під рукою.

Викиньте списки справ на день
Викиньте списки справ на день. Вони не приносять користі тому що:

  • Неможливо передбачити все заздалегідь. За день ми отримуємо багато нової інформації, через яку доводиться вносити корективи в щоденну роботу. Вирішувати нові проблеми замість намічених, постійно переносити невирішені завдання на наступний день.
  • Нетермінові / необов'язкові справи в основному переліку відриваю увагу від важливіших.

Календар і «Списки пріоритетних справ» більш ефективні. Так в календарі можна відзначати нагадування про події, які відбудуться в певний день або годину, відомості, прив'язані до точну дату. Наприклад, зустріч з замовниками у вівторок о 14.00, в середу додзвонитися до Івана Івановича, 26 червня ювілей компанії.
Якщо ви внесли якесь завдання в календар, то її обов'язково потрібно виконати або відмовитися від реалізації. Але не переносить (викл .: якщо змінилася дата / час ділової зустрічі).

Для термінових справ є «Списки пріоритетних справ». Маючи такий перелік завдань під рукою, не доведеться займатися переписуванням нагадувань на наступний день. І потім в нього при необхідності можна внести зміни. Всі завдання, що вимагають вашої безпосередньої участі і займають більше кількох хвилин вносите в даний реєстр. Ви зможете звертатися до нього, як тільки з'явитися вільний час. Якщо список виходить занадто великим, більше 30 справ має сенс розбити його на категорії: «дзвінки», «листи», «рішення по завданню» та ін.

Справи «на потім»

Виділіть у вашій системі місце ще для двох груп завдань: «З часом» і впорядковані нагадування. Наприклад, в кошику «Вхідні» ви виявили буклет з анонсом вистави, який відбудеться тільки через півроку. Ви не можете загадувати на такий довгий термін, але піти все ж хочете. Як вчинити? Перекладіть в список «На потім» щоб була можливість повернутися до цього питання ближче до наміченої дати. Перелік справ «З часом» і впорядковані нагадування допомагають організувати подібну інформацію.

«З часом» все те, що ви хочете здійснити не зараз, але в перспективі. Такий список дозволить не забути, і в той же час буде стимулювати до активних дій, як тільки з'явиться найбільш підходяще для цього час. наприклад:

  • вивчити італійську,
  • стрибнути з парашутом,
  • відправитися в подорож по Африці та ін.

Даний перелік можна розділити на підгрупи, наприклад:

  • Місця, які я планую відвідати
  • Книги, які я хочу прочитати
  • Страви, які я хочу приготувати

Впорядковані нагадування - свого роду список підказок на певний день. Наприклад: 10 числа кожного місяця вносити оплату за комунальні послуги, 18 травня відбудеться концерт улюбленої рок групи і все в такому роді.

Регулярно переглядайте свої списки завдань

Для повноцінної роботи вам знадобитися функціональне робоче простір в офісі, вдома або в подорожі / поїздці. Де б ви не знаходилися у вас повинен бути доступ до кошику з «Вхідні» інформацією. Можливість звернутися до списку справ, як тільки видасться вільна хвилинка.

Регулярний перегляд таких каталогів дозволяє очистити свідомість від всього зайвого, розвантажити мозок від необхідності постійно пам'ятати про поточні завдання. Для цього необхідний щотижневий огляд проблем. Особливо це стосується справ мають на увазі активні дії.

Під час такої інвентаризації ви:

  • набираєте і обробляєте наявну інформацію;
  • переглядаєте систему в цілому;
  • оновлюєте каталоги;
  • структуруєте, прояснює, просуваєте і завершуєте ряд завдань.

Регулярний огляд системи дозволяє її доповнювати і підтримувати на рівні.

Ревізія системи допомагає впорядкувати, прояснити, завершити нагальні питання і домовленості. Це те ж саме як приводити справи в порядок перед відпусткою. Тільки проводитися це повинно не раз на рік, а щотижня. Ви самі визначаєте, скільки вам потрібно на це часу.

Ви самі визначаєте, скільки вам потрібно на це часу

дії

Уміння приймати правильні рішення по будь-якому поточному питання ось на що в кінцевому підсумку спрямований метод управління робочим процесом.
Як визначити, наприклад, чим зайнятися у вівторок о 14:15?

Є чотири критерії:

  • Контекст. Дії, які можна виконати лише в певному місці, обстановці: удома, в офісі, справи які можна зробити тільки при наявності телефону або комп'ютера.
  • Резерв часу. Припустимо у вас важлива зустріч через 5 хвилин. Даний часовий інтервал обмежує ваші можливості виконати будь-яку задачу, рішення якої займе більше часу.
  • Внутрішні резерви. Оцініть свої статки. Чи достатньо у вас енергії? Оскільки на виконання деяких завдань можуть знадобитися значні творчі або фізичні зусилля. Або навпаки, не буде потрібно ніяких зусиль.
  • Пріоритетність. Коли в наявність є перші три пункти потрібно визначити, яке з виконаних справ принесе максимальну користь. Наприклад, ви перебуваєте на своєму робочому місці. У вас під рукою комп'ютер, телефон, ви в чудовій формі, вас переповнює енергія, і попереду цілу годину вільного часу. Що ви зробите? Розберете електронну пошту, займетеся підготовкою до майбутніх переговорів або зателефонуйте приятелеві, щоб обговорити майбутні вихідні?

Так чи інакше, але в цей момент важливо уважно прислухатися до своєї інтуїції і грамотно розставити пріоритети. Що більш значуща?

Секрет успіху в природному плануванні

ЯК НЕ ТРЕБА РОБИТИ

Найчастіше більшість людей не вважають за потрібне будувати плани. Особливо це стосується першочергових завдань. «Ти замовив квитки на літак? Ти ж хотів це зробити! ». У підсумку ви переходите в режим екстреного планування. На вирішення питання кидаються всі сили, час, підключаються нові люди та ін.

МОДЕЛЬ ПРИРОДНОГО ПЛАНУВАННЯ

Мозок - ваш найкращий планувальник. Кожен день ви продумуєте свої дії, коли йдете за покупками, вибираєте що одягнути або де пообідати. І навіть якщо ми цього не помічаємо, в ці моменти в голові відбувається складний багатоступінчастий процес мислення.

Навіщо? + Стандарти і цінності. Визначаємо цілі і принципи.

  • Бачення. Яким ми бачимо кінцевий результат.
  • Генерування ідей. Мозковий штурм.
  • Впорядкування дій. Організація.
  • Визначаємо наступні дії. Як перерозподілити ресурси, щоб досягти бажаного результату.

Наприклад, ви вирішили повечеряти в ресторані. Як тільки це сталося, запустився процес планування. Ви вирішуєте: У скільки? Чи потрібно замовляти столик? Доїхати на машині або викликати таксі? Як одягнутися? та ін. Тобто починаєте найприроднішим чином планувати черговий проект.

Спробуйте також природно планувати ваші робочі проекти. Просто уявіть, як повинен виглядати кінцевий результат. За допомогою «мозкового штурму» намітьте, які кроки потрібно зробити для його реалізації. Якщо відчуваєте, що якісь з ваших проектів застопорилися, спробуйте застосувати модель природного планування щоб зрушити їх з місця.

Слідувати цим методом не важко, якщо виробити у себе звичку:

  • викидати все з голови
  • передбачити послідовність необхідних дій і кінцевий результат
  • систематично переглядати і актуалізувати перелік всіх робітників і життєвих процесів

Трішки часу і терпіння, і ви опануєте мистецтвом ефективно розбиратися з проблемами без стресу.

І насамкінець кілька прийомів для самомотивації:

  • Приготуйте особистий робочий інструментарій. Організуйте робоче місце. Заведіть контейнери для вхідних матеріалів. Купуйте зручний блокнот, щоденник для ведення каталогів, з яким вам буде зручно працювати. Міняйте робочий простір на свій розсуд: повісьте улюблену картину, приберіть все зайве, поновіть канцтовари. Головний критерій щоб вам було зручно і комфортно.

Головний критерій щоб вам було зручно і комфортно

  • Виділіть час, щоб розібрати завали будинку або в офісі. Сформуйте свою робочу систему на основі даних рекомендацій.
  • Діліться з близькими і друзями корисними прийомами, які почерпнули з книги.
  • Знову перечитайте книгу «Як розібратися зі справами: мистецтво продуктивності без стресу» через пару місяців. Щоб освіжити в пам'яті ключові моменти, усвідомити те, що можливо пройшло повз увагу при першому прочитанні.