23 правила ділового листування і додаткові поради з етикету і грамотному веденню листування

1. Грамотність - основа ділової переписки та ваше обличчя
2. Грамотне ведення ділової переписки. важливі деталі
3. Етикет ділового листування
4. І ще трохи про те, як виглядає красиве діловий лист. Оформлення ділової переписки
5. Ділова ввічливість і способи налагодження зв'язків

Грамотність - основа ділової переписки та ваше обличчя

Те, що в інтернеті можуть бути популярними блогери з дислексією, не повинні бути виправданням своїм помилкам і описок. Чи не тіште себе і тим, що з російською мовою не склалося ще в школі (ться / ться і правила написання «не» з різними частинами мови давно пора підтягти). Будьте до себе максимально вимогливі. Особливо прикро при веденні ділової переписки невірно написати слова з вашої професійної сфери. Співрозмовник може засумніватися у вашій компетенції.

1. Тримайте в закладках інтернет-браузера сайт gramota.ru.

2. Не використовуйте слова, точне визначення яких ви не можете дати (звіряйтеся хоча б з Вікіпедією).

3. Майте на увазі, що рідкісні і специфічні слова, які можуть бути не знайомі співрозмовнику, його збентежать або можуть бути помилково витлумачені. Якщо співрозмовника потрібно познайомити з вашою термінологією, то, згідно з правилами етикету, дайте пояснення використовуваним термінам і абревіатур.

4. Намагайтеся робити пропозиції не надто довгими. Складні і витіюваті конструкції залиште для написання роману, а не для ведення ділової переписки.

5. Ми рекомендуємо набирати повідомлення не відразу ж в тілі листа, а спочатку в файлі на комп'ютері. По-перше, вам допоможе вбудована орфографія і пунктуація в word. По-друге, ви виключіть неприємну ситуацію випадкової передчасної відправки ділового листа або його втрати через закриття браузера і т.п (набираючи текст в word, заведіть звичку частіше натискати на значок «зберегти» і встановіть в налаштуваннях автосохранение через малі інтервали часу) . Пам'ятайте, що інтелектуальний набір тексту на планшеті і мобільних пристроях здатний дати досить несподівані виправлення ваших слів.

6. Перш ніж відправити лист, уважно перечитайте кілька разів. Якщо час не горить (до слова, одне з важливих основних правил ділового листування - не затягувати з термінами, тому братися за лист краще не в самий останній момент), то перечитайте набраний вами текст через деякий час після набору - через півгодини-годину, переключившись на якісь інші справи.

Грамотне ведення ділової переписки. важливі деталі

Увага до деталей при веденні та оформленні ділового листування говорить про повагу і дозволяє економити час

7. Не нехтуйте заповненням поля листи «тема». Якщо ви відправляєте перше «холодну» лист, то заголовок може бути ефектним, нестандартним і інтригуючим. Але якщо ваш лист вже чекають або ви підтримуєте листування з одержувачем вже якийсь час, то тема повинна бути позначена коротко, ясно і чітко. Це дозволить швидко відшукати ваш лист (і вам, і одержувачу) в пошті при необхідності.

8. Довгі ланцюжки «Re: Re: Re:» створюють враження засміченості. Не бійтеся почати створення нового обговорення з вашим співрозмовником, цитуйте тільки що стосуються питання колишні повідомлення (і так, їх потрібно «тягнути за собою", якщо ви, наприклад, обговорюєте деталі якогось конкретного проекту, погоджуєте бюджет / ціни / пакети послуг і т.д. - в цьому випадку цитування зручно і його вимагає діловий етикет).

9. Якщо у вхідному повідомленні міститься кілька питань до вас, то відповідайте на них, цитуючи кожен окремо. Якщо ви відправляєте лист з декількома питаннями, то використовуйте нумерацію, розбивайте текст на абзаци. Дотримуйтеся чіткої структури.

10. У тілі листа коментуйте все прикріплення до повідомлення. Всі файли, які ви прикріплюєте, підписуйте так, щоб одержувач відразу міг отримати інформацію про їх вміст.

12. Для ведення ділової переписки NameWoman настійно рекомендує завести окрему поштову адресу. Бажано, щоб в ньому відбивалося назва компанії або домен сайту компанії, ваше ім'я (повне, без зменшувально-пестливих форм) і ваше прізвище. Не використовуйте в назві пошти цифри, що вказують на ваш вік або рік народження. Відображення в назві пошти вашої посади цілком допустимо, але деякі цього уникають, так як планують не змінювати поштову скриньку, просунувшись вище по кар'єрних сходах.

Для відправки резюме і тому подібних ділових листів також не слід використовувати поштові адреси грайливого або надмірно креативного характеру. Особливо якщо ви здобувач на серйозну позицію у великій компанії.

Етикет ділового листування

13. Стиль ділового листування не обов'язково повинен бути сухим. Але серйозність і певна строгість конструкцій - обов'язкове правило. Відмовтеся від зменшувально-пестливих суфіксів і сленгу, розмовних виразів.

14. Підводні камені можуть стати смайлики. У перших листах ділового знайомства їх не повинно бути в принципі. При налагодженому контакті усміхнені скобочки ще допустимі, але не перестарайтеся і не стаєте ініціатором подібних «мімімішних прикрас» листи. Сумні і будь-які креативні анімовані смайлики при веденні ділової перпіскі (і особливо в ситуаціях, коли ви перебуваєте «знизу») - під суворою забороною.

15. Обов'язково використовуйте шанобливе вітання та звернення по імені, імені та по батькові на початку листа і далі по тексту, якщо це доречно. Цього не тільки вимагає етика ділового листування, це дозволяє підвищити інтерес співрозмовника до вашого повідомлення і лояльність до нього. До адресним листів одержувачі завжди більш уважні, тому постарайтеся дізнатися заздалегідь, як звуть того, кому ви повинні написати, і яке звернення він вважає за краще (по імені або імені та по батькові).

За правилами ділового листування в звичайних випадках відповідь повинен бути відправлений протягом робочої доби, максимум - двох. Якщо ви отримуєте лист в останні години трудового дня перед довгими вихідними чи відпусткою, то дати докладну відповідь на нетермінове лист ви не зобов'язані. Однак згідно з етикетом ділового листування, буде розумним відправити короткий відповідь про те, що лист вами отримано і коментар про те, що ви зараз у від'їзді і відповісте детально після такого-то числа або не пізніше такого-то терміну. Аналогічним чином слід вчинити і в тому випадку, якщо для відповіді вам треба дещо уточнити будь-якої інформації, отримати яку ви повинні від третьої особи або провівши ґрунтовну роботу по збору даних, підготовці матеріалів.

У свою чергу, якщо вам потрібно у відповідь лист від співрозмовника, то продублювати свій запит, можна через 3 робочих дня. Якщо вам потрібен терміновий відповідь, то коректно напишіть про це вже в вашому першому листі (пояснивши причини, якщо це можливо), попросивши також підтвердження про його отримання. До речі: регулярно (раз в три дні) переглядайте свою папку «спам».

І ще трохи про те, як виглядає красиве діловий лист. Оформлення ділової переписки

Лист повинен легко читатися і легко сприйматися. Короткі пропозиції, мінімум причетних і дієприкметникових оборотів - прості конструкції - це основа ділового листування. Що ще допоможе вам представити ідеальний зразок листа за всіма правилами?

16. Абзаци в вашої листуванні повинні бути не довше 7-10 рядків.

17. Текст ділового листа буде сприйматися краще і виглядати охайніше, якщо інтервали між абзацами зробити більше, ніж інтервали між рядками в одному абзаці.

18. Вибирайте стандартний шрифт, не зловживайте курсивом, підкресленням, виділенням жирним. Кольоровий текст в оформленні ділового листування не вітається, а червоний колір і зовсім асоціюють з нав'язливою рекламою. Пам'ятайте про це.

19. Слова, а вже тим більше фрази і цілі речення, написані великими літерами сприймаються як крик, тиск і неповагу. Для ведення ділової переписки подібний стиль недостустім. Не дозволяйте собі цього навіть в тому випадку, якщо ви - начальник, який незадоволений своїм підлеглим.

Ділова ввічливість і способи налагодження зв'язків

21. Будьте уважні до сигналів, що надходять від адресата. Звертайте увагу на стиль письма вашого співрозмовника, на те, як він звертається до вас. Пам'ятайте про психологічний правилі дзеркала. Прекрасно, якщо в вашому листі буде відображення його стилю (але тільки не написання з помилками, зрозуміло). Якщо він згадує якусь особисту інформацію - прийміть її до відома. Будьте ввічливі і коректні, відображаючи радість, співчуття, участь, вітаючи зі святами.

22. До речі про святах. Якщо ваша ділова переписка відбувається близько дат офіційних свят, то привітайте співрозмовника з минулими / майбутніми. Важливих клієнтів і тих, з ким ви підтримуєте тривалу ділову переписку за правилами етикету потрібно вітати окремим листом. Корисно буде дізнатися, коли у вашого співрозмовника день народження - цю інформацію зазвичай легко отримати з соціальних мереж.

Ведіть свою окрему клієнтську базу і базу професійних контактів. Крім прізвищ і імен, посад і телефонів, посилань на акаунти в соц.сетях і email, записуйте і особисті дані, відзначайте проекти і питання, за якими ви вже перетиналися в діловому листуванні.

23. Етика ділового листування та елементарна ввічливість свідчать: не забувайте про словах подяки. За привітання, рада, роз'яснення, запрошення, інформаційну довідку, оперативну відповідь від вашого співрозмовника по діловому листуванні.

Мілена Июст