Як скласти архівну виписку і архівну копію

  1. Як оформити архівну виписку
  2. Як зробити архівну копію

В процесі виконання запиту в архівах організацій найбільш часто використовують для підготовки відповіді -   архівну довідку В процесі виконання запиту в архівах організацій найбільш часто використовують для підготовки відповіді - архівну довідку . На сайті є її приклади і детально розглянуті нюанси її складання. Одним словом - вивчаємо. Але також є можливість підготовки інформації на запит у вигляді архівної виписки. Дана форма також застосовується досить часто.

Як оформити архівну виписку

Для оформлення буде потрібно офіційний бланк організації , Вказують назву документа «Архівна виписка». До витягу включають тільки частину тексту оригіналу документа з цікавого запитом, а також буде потрібно привести архівний шифр і номери аркушів (як показано нижче в зразку) одиниці зберігання, які послужили підставою для її складання.

В архівній виписці необхідно повністю відтворити реквізити бланка архівного документа-підстави (включаючи дату і номер). У прикладі показано, як працівник архіву ГУ «НМЦ« Вздорніца »(наприклад, на підставі особової справи) може зробити виписку щодо Травінкіной М.В., колись нагородженої адміністрацією.

Зразок архівної виписки

Державна установа «Науково-методичний центр« Вздорніца »
(ДУ «НМЦ« Вздорніца »)
вул. Канунникова, 92, м Самара, 000000
Телефон: (000) 888-00-00; Факс: (000) 888-00-00; http://site.ru
ОКПО ..., свідоцтво про Державну ..., ІПН / КПП ...

АРХІВНА ВИТЯГ

Адміністрація Поддубенского району
Самарської області
НАКАЗ
18 червня 2012 року № 485-к
м Поддубенск

Про нагородження працівників культури
в зв'язку зі святкуванням Дня працівника культури

У зв'язку з професійним святом - Дня працівника культури, а також за багатолітню подвижницьку працю
НАКАЗУЮ:
...

2. Нагородити Почесною грамотою Адміністрації Поддубенского району Самарської області
...

Травінкіну Маріанну Леопольдівну - провідного методиста ДУ «Науково-методичний центр« Вздорніца »

Глава адміністрації Р.Н. Удочкін

Підстава: ф. 172, оп. 6, д. 34, л. 121-123.

вірно
Спеціаліст-експерт Н.В. Сімакова
30.10.2014
. печатка

Також є можливість підготовки виписки з архівного документа. У цьому випадку від попереднього прикладу буде відрізнятися тільки оформлення початкової частини: слід додати слово «виписка», а реквізити бланка своєї організації тут не потрібні. Так, у наведеному прикладі замість назви документа «НАКАЗ» зазначено «ВИТЯГ З НАКАЗУ».

Приклад виписки з архівного документа

Адміністрація Поддубенского району
Самарської області

ВИПИСКА З НАКАЗУ

18 червня 2012 року № 485-к
м Поддубенск

(Далі все по тексту як в попередньому прикладі)

При наявності преамбули (зазвичай вона присутня) на початку документа-оригіналу (тобто всі слова до «Ю:») відтворюють повністю.

Зверніть увагу, що інформація наводиться тільки на конкретну людину згідно із запитом. Не можна в неї включати відомості на інших осіб, згаданих в архівних документах!

Допускається пропуски в тексті позначати трьома крапками. При наявності неточностей, неможливості прочитання тексту оригіналу в архівній виписці роблять відповідну відмітку. Наприклад, «Так в тексті оригіналу».

Для оформлення реквізиту підпису вказують ПІБ підписала документ і його посаду. Природно, що особиста підпис - відсутня.

архівну виписку потрібно завірити , Це може зробити працівник архіву. Як завіряти документи (в тому числі багатосторінкові документи) - докладніше на дану тему подивіться по посиланню. Зазвичай для вручення заявнику необхідно скласти супровідний лист .

Як зробити архівну копію

Архівна копія вже дослівно (цілком) повторює текст документа-оригіналу (наприклад, виконана копія за допомогою копіювального апарату). Вона може бути на кількох аркушах, тоді їх прошивають або запевняють кожен лист окремо (порядок засвідчення аналогічний).

Думаю, що зразок архівної копії не має сенсу відтворювати тут. Знайшли потрібний документ, та й скопіювали його. Але на звороті копії необхідно вказати архівний шифр і номери аркушів одиниць зберігання архівного документа (дивіться вище зразок архівної виписки - «Підстава»). З метою надання адресату також складають супровідний лист.

З метою збереження конфіденційності допускається підготувати архівну копію, якщо оригінал документа:

  • включає відомості виключно про особу, на яку зроблено запит (наприклад, копія наказу про нагородження якогось громадянина);
  • стосується конкретної організації (наприклад, копія статуту організації).

У всіх інших випадках для підготовки інформації на запит доцільно скласти архівну довідку або архівну виписку.

Євгенія Смуга

*** Якщо ви звикли робити покупки в Інтернеті (купуєте одяг, телефони, послуги, бронюєте готелі і ін.), То ви можете повернути частину своїх грошей, наприклад, за допомогою даного СЕРВІСУ . У мене це працює.

Дякую Вам за додавання цієї статті в:

Ще цікаве по темі:


До запису 4 коментарі